أربع نصائح لقراءة الإيميلات وتقليل الوقت الضائع
عندما نأخذ إجازةً من العمل ونعود بعد فترة لمراجعة الإيميل، نجد العشرات بل المئات من الرسائل التي قد لا تكون مهمة أبدًا، وخاصة على بريدنا الخاص. تأتي هذه الرسائل من اشتراكات مختلفة نقوم بها خلال رحلات الشراء أو التسجيل بالنادي وغيرها من الأنشطة. سأشارككم اليوم ببعض الخطوات التي قد توفر عليكم بعض الوقت!
1. تجنب الرسائل غير المرغوب فيها
إن كان بريدكم الإلكتروني على Gmail، فدعوني أخبركم عن ميزات موجودة تدعم تقنيات الذكاء الاصطناعي وتساهم في حماية حسابكم من المحتوى غير المرغوب فيه. يحمي Gmail المستخدمين من حوالي 15 مليار رسالة غير مرغوب فيها يوميًا حول العالم، إذ يحظر أكثر من 99.9% من هذا النوع من الرسائل ومحاولات التصيّد الاحتيالي والبرامج الضارة. وفي حال تخطي إحدى هذه الرسائل للفلاتر الموجودة، بإمكانكم وضع علامة في المربّع بجانب الرسالة ثم النقر على رمز الإبلاغ. وفي حال لم تكن رسالة غير مرغوب فيها ولكنها مزعجة، يمكنكم إعداد فلتر لحظر وصول رسائل من أشخاص أو شركات معيّنة.
2. الأرشفة المجمَّعة للرسائل الإلكترونية
قد تجدون بريدكم الوارد مزدحمًا بالرسائل الإلكترونية بعد عودتكم الإجازة ولذلك ننصحكم بأرشفة الرسائل الغير مهمة. لِنفترض أنّكم تلقّيتم عددًا كبيرًا من الإيميلات من مدرسة طفلكم ولا تحتاجون إلى اتّخاذ إجراء بشأنها. على الكمبيوتر، ابحثوا عن إيميل المدرسة وضعوا علامة في المربّع الموجود بأعلى الإيميل لاختيار جميع الرسائل الإلكترونية من المدرسة. وبعدها اضغطوا على زر "وضع في الأرشيف" لإزالتها من عرض البريد الوارد وبدون حذفها بالكامل.
3. تخطّي قراءة سلاسل المحادثات المطولة
إن كنتم تخطّطون للقاء مجموعة من الأشخاص أو جمع شمل العائلة هذا العام، من المحتمل أن تستغرق المناقشة على البريد الإلكتروني وقتًا طويلاً. يمكنكم تخطّي سلسلة المحادثات المطولة حتى لا تظهر لكم كل التحديثات في البريد الوارد. ضَعوا علامة في المربّع على يمين الرسالة في البريد الوارد، ثم انقروا على النقط الثلاث واختاروا "تجاهل" الرسالة. بهذه الطريقة، ستكون الرسائل جاهزة لقراءتها لاحقًا عندما تبحثون عنها أو تنتقلون إلى تصنيف "كل البريد".
4. الحفاظ على أمان الرسائل
لا يقتصر تنظيم البريد الوارد على التخلَّص من الرسائل غير المهمة فقط، ولكن يشمل أيضًا الحفاظ على خصوصية الرسائل وأمانها. يمكنكم حماية الحساب على Google بالكامل من خلال إجراء فحص الأمان وإدارة إعدادات الخصوصية، ثم اتّخاذ الإجراءات المقترَحة، مثل اختيار كلمة مرور آمنة وتفعيل ميزة "التحقق بخطوتين" وإضافة معلومات استرداد الحساب، حتى لا يتم حظر دخولكم إلى الحساب.
