5 formas de usar Google Workspace para planificar tus reuniones este fin de año

Se acerca el final del año y las oportunidades de encontrarnos con quienes más queremos aumentan, junto con las ganas de compartir deliciosas comidas entre risas y abrazos. Si estás por organizar una reunión familiar para celebrar estas fiestas decembrinas, con Google podemos ayudarte a hacerlo de manera creativa y ordenada. ¿Cómo? ¡Mira!

1. Gestiona mejor la comunicación con Gmail

Optimiza la comunicación con alias y etiquetas. Ingresar correos electrónicos uno por uno para enviar mensajes colectivos tiene sus riesgos: puedes olvidarte de alguien o tener que repetir el proceso si eliminas accidentalmente algún contacto. ¡Crear un alias para el grupo simplifica el proceso! Accede a Contactos y abre esta sección en una pestaña nueva. Desde allí, crea una etiqueta para tu grupo, como por ejemplo, “Comida navideña”, y asigna los contactos que desees sumar al plan. Al crear el correo, usa el nombre de la etiqueta como destinatario para agilizar el envío. Además, puedes crear otra etiqueta para organizar correos entrantes y filtrar por el alias. También es posible aprovechar las funciones de inteligencia artificial de Bard para redactar la invitación. Podrás editar el texto sugerido para que se ajuste a tu estilo.

2. Organiza la información de tus invitados con Formularios de Google

Al organizar la reunión, es clave reunir información de quienes van a asistir, como sus gustos y posibles restricciones alimenticias. ¿Hay quienes prefieren un menú vegetariano, libre de gluten o tienen alergias? Los Formularios de Google ayudan a recopilar estas respuestas, permiten personalizar preguntas con distintos formatos (opciones múltiples, checkboxes, respuestas abiertas, etc) y automatizan su registro en una hoja de cálculo. Además, la herramienta resguarda la privacidad, al permitir respuestas anónimas.

3. Guarda todo en un documento de Google

Google Docs es otra herramienta clave para organizar eventos, ya que posibilita compilar detalles como ideas, ambientación y música, lo que evita la dispersión en chats o correos, y facilita la colaboración cuando hay muchas personas involucradas. Por ejemplo, se pueden adjuntar menús, recetas y listas de compras. También, insertar direcciones de lugares, como la de tu casa o la del lugar donde se vaya a realizar el evento, e indicaciones de cómo llegar. Un consejo clave: usa chips inteligentes, que permiten rellenar el documento con información relevante. También aquí, puedes recurrir a Bard para redactar invitaciones creativas, planificar actividades o armar la lista de compras para el encuentro.

4. Haz un seguimiento de los costos con Hojas de cálculo de Google
Las Hojas de cálculo de Google son útiles para controlar gastos y no salirte del presupuesto. Los chips inteligentes facilitan la distribución de responsabilidades entre diferentes personas, como quién colabora con qué, y permiten incrustar el archivo en el documento principal, para centralizar el acceso.

5. Crea un “vision board” con Presentaciones de Google

Crear un “vision board” o mapa de visualización con Presentaciones de Google es fácil. Crear uno en donde se incluyan palabras clave o imágenes te ayudará a visualizar ideas sobre el encuentro familiar, como la decoración y la presentación de la mesa, los diferentes pasos de comida, invitaciones e incluso musicalización.

En estas fiestas organizar un evento puede requerir más tiempo y detalles, pero puedes hacerlo más fácil usando las herramientas de Google ¡No esperes más!