10 tips agar lebih produktif di lingkungan kerja hybrid

Oleh: Laura Mae Martin, Productivity expert, Google 

Dengan makin banyaknya orang yang kembali ke kantor, atau bersiap untuk segera kembali ke kantor dengan cara kerja baru yang sifatnya hybrid (tercampur), saya ingin memberikan sejumlah tips agar Anda tetap produktif di lingkungan kerja yang baru ini.  

1. Pastikan Anda mudah dihubungi. Jangan biarkan diri Anda dikejar oleh ratusan email/undangan kalender/info terbaru karena orang sulit mengetahui, kapan, di mana, dan hari apa Anda bekerja. Buatlah perkiraan supaya tidak membuat orang lain bingung. Dengan Google Kalender, Anda dapat menyetel lokasi dan jam kerja, serta mengikuti rapat (RSVP) di mana pun Anda berada. Tetap kabari rekan kerja atau atasan Anda di kantor.

2. Jadwalkan kegiatan rutin lainnya di Kalender. Anda perlu waktu untuk di jalan? Mengantar anak ke sekolah? Berpindah-pindah lokasi pada siang hari? Perlu waktu bepergian? Tambahkan semua itu ke Google Kalender sekarang juga; jadwalkan aktivitas di luar kantor, sehingga jadwal rapat yang bentrok akan langsung ditolak.

3. Putuskan di mana Anda bisa lebih banyak fokus. Saat ini ada dua jenis orang di lingkungan kerja hybrid, yakni “orang yang lebih fokus bekerja di rumah”, atau “orang yang lebih fokus bekerja di kantor”. Jadi, tanyakanlah, Anda orang yang mana? Kemudian persiapkan jadwal kerja sesuai pilihan Anda tadi.

• Jika Anda lebih fokus bekerja di rumah, pahamilah bahwa hari-hari di kantor lebih cocok untuk rapat dan berkomunikasi tatap muka. Oleh karena itu, jangan khawatir kalau Anda tidak sempat mengecek email atau menyelesaikan pekerjaan sebanyak biasanya. Jadi, rencanakanlah aktivitas Anda di sekitar itu. Ambil jeda sesekali untuk mengobrol langsung sambil minum kopi dan maksimalkan waktu tatap muka. Ketika Anda di rumah, minimalkan gangguan dan alokasikan waktu kosong dalam jumlah besar untuk fokus bekerja.
• Jika Anda lebih fokus bekerja di kantor, pahamilah bahwa hari-hari Anda di rumah akan lebih terbagi-bagi. Selipkan lebih banyak jeda, chat sesekali, sesi brainstorming, dan sesi rapat virtual jika dirasa cocok. Saat di kantor, misalnya, coba pakai headphone berukuran besar agar orang lain tahu bahwa Anda sedang bekerja, atau reservasi ruang rapat jika Anda sedang sangat fokus bekerja agar tidak tidak diganggu.

Apa pun preferensi Anda, pastikan untuk mengalokasikan waktu fokus secara berkala pada hari/waktu ketika Anda yakin dapat menyelesaikan banyak pekerjaan dengan baik. Saat Anda sedang fokus, coba lakukan trik seperti bekerja dengan satu tab dan matikan notifikasi chat untuk meminimalkan gangguan dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.

4. Tetapkan tempat yang “nyaman” dan “tidak nyaman” untuk bekerja. Pernahkah Anda melihat bayi yang tiba-tiba begitu antusias ketika didudukkan di kursi makannya? Ia menjadi antusias karena otaknya tahu bahwa “kalau aku duduk di kursi ini, ibu akan memberiku makan! Nyam!” Ya, otak kita menciptakan kaitan dengan visual/suara/bau tempat tertentu, dan ketika kita beraktivitas di tempat yang sama secara rutin, maka kita akan lebih mudah untuk “klik” dan “lebih mood” setiap kali kita kembali ke tempat yang sama.

Tentukan “tempat yang nyaman” di rumah atau kantor untuk melakukan aktivitas tertentu. Misalnya “Saya selalu menulis laporan di meja ini”, “Saya biasanya membalas email pelanggan di kafe ini”, “Saya selalu baca berita sambil duduk-duduk di teras depan”. Otak Anda akan mengaitkan tempat-tempat tersebut dengan kebiasaan Anda, dan Anda pun akan mudah untuk beralih dari aktivitas satu ke yang lain. Demikian pula, tentukan “tempat yang tidak nyaman” untuk bekerja, yakni tempat di mana Anda sama sekali TIDAK MENYENTUH pekerjaan. Misalnya, jika Anda tidak pernah bekerja di tempat tidur, Anda akan lebih mudah untuk relaks karena otak Anda hanya mengaitkannya dengan kegiatan relaksasi.

5. Kelompokkan rapat menurut jenis, konten, dan lokasi jika memungkinkan. Saat ini banyak orang menganggap jadwal mereka seperti kepingan puzzle, "Oke, jadwal rapatnya bebas saja ya, yang penting slot waktunya 30 menit.” Namun, coba pikirkan dampaknya terhadap fokus dan energi ketika kita berpindah-pindah dari satu kegiatan ke yang lain: mulai dari rapat tatap muka, kemudian beralih ke sesi brainstorm, evaluasi project, lalu menghabiskan waktu 30 menit untuk membalas email, rapat singkat untuk update project, atau bahkan mengikuti demo alat kantor. Sebisa mungkin, berhati-hatilah ketika Anda menentukan jadwal rapat. Kelompokkan dan sesuaikan rapat Anda berdasarkan jenis atau topik yang serupa, terlebih lagi sekarang lokasinya bisa dari mana saja. Atur hari Anda sesuai tema dan buat blok-blok dalam jadwal Anda untuk meminimalkan berganti-ganti topik dan jenis rapat. Misalnya, Anda bisa menetapkan hari Selasa khusus untuk mengerjakan “Project A”, kemudian sesuaikanlah jam kerja dan jadwal rapat Anda di seputar project tersebut pada hari itu. Dengan begitu, mood Anda akan baik sepanjang hari dan hasil pekerjaan Anda pun akan lebih baik. Jika pada hari Rabu pagi Anda ada rapat staf dengan manajer, segera blok waktu setelah rapat agar Anda dapat mencerna seluruh informasi yang disampaikan, lalu menyampaikannya kembali kepada seluruh anggota tim. Jadwal Anda mungkin tidak akan selalu pas dengan sempurna, tetapi perubahan kecil pada pengelompokan waktu dapat berdampak BESAR pada energi yang Anda habiskan.

6. Lakukan aktivitas yang sama dan konsisten setiap hari. Selang-seling bekerja beberapa hari di kantor dan beberapa hari di rumah, sering kali dengan jenis pekerjaan/jadwal berbeda, dapat mulai membuat Anda merasa punya dua pekerjaan. Jadi, Anda akan sulit fokus dan menghabiskan banyak energi ketika harus bolak-balik dari satu tempat ke tempat/aktivitas lain. Maka itu, agar aktivitas Anda lebih konsisten, coba 1-3 hal yang dapat Anda lakukan setiap hari, terlepas di mana pun Anda bekerja. Misalnya, jika Anda menghabiskan waktu dari pukul 8.15-9.00 untuk pergi ke kantor sambil mendengar audiobook, maka saat di rumah cobalah berjalan-jalan sambil mendengar audiobook pada slot waktu yang sama. Jika Anda suka jalan-jalan setelah makan siang di rumah, coba lakukan itu juga saat di kantor. Anda suka minum kopi tengah hari saat di kantor? Buat kopi juga saat di rumah. Hal-hal semacam inilah yang membantu memberi sinyal ke otak agar ritme aktivitas Anda tetap terjaga dan “hari kerja” Anda tetap konsisten di mana pun Anda berada.

7. Buat rencana harian setiap malam. Pada awal pandemi, saya melihat LONJAKAN penggunaan alat perencana kegiatan harian/mingguan di situs saya. Orang-orang telah terbiasa untuk “datang” ke kantor setiap pagi, kemudian baru merencanakan aktivitasnya di kantor. Ketika harus bekerja dari rumah (sering kali dalam pola yang terbagi-bagi), mereka harus benar-benar merencanakan jenis dan waktu aktivitasnya. Jenis perencanaan waktu semacam ini berperan penting jika Anda terus bolak-balik berpindah dari lingkungan kerja berbeda, dengan jadwal berbeda pula. Isilah rencana harian *pada malam sebelumnya* untuk memaksimalkan kegiatan Anda esok hari. Saat Anda tidur, rencana kegiatan Anda akan terekam di otak dan Anda akan siap menyambut esok hari dengan fokus.

8. Menata ulang untuk menyambut “musim” kerja baru. Jadwal baru di kantor, seperti Tahun Baru atau pekerjaan baru, adalah waktu yang tepat untuk “bersih-bersih” dan menata ulang aspek kehidupan pekerjaan Anda. Misalnya, apakah Anda masih perlu menghadiri rapat tatap muka berulang yang Anda jadwalkan 2 tahun lalu karena kini Anda dapat menemui orangnya langsung di kantor? Apakah setiap rapat yang ada di kalender menggunakan waktu Anda dengan baik, terlebih lagi dengan jadwal baru saat ini? Apakah rapat dengan tim dapat diatur ke hari yang berbeda karena lokasi kerja Anda saat ini? Apakah Anda perlu mengosongkan jadwal agar ada lebih banyak waktu untuk bepergian dan pulang pergi ke kantor? Apakah cara Anda menggunakan email akan berbeda, karena kini Anda berada dekat dengan tim Anda? 

• Coba kelola kotak masuk email Anda dengan lebih efektif.
• Berhenti berlangganan newsletter internal yang tidak lagi relevan.
• Tinjau rapat berulang Anda saat ini. Rapat berulang itu untuk apa saja? Dengan siapa? Seberapa sering? Seberapa lama? Berapa total waktu yang Anda habiskan untuk rapat pada tiap kuartal? Apakah Anda masih membutuhkan semua rapat-rapat itu ataukah dapat dikurangi agar waktu Anda dapat dialokasikan ke yang lain seperti waktu untuk pergi-pulang kantor, atau bertemu klien.
• Sekaranglah saat yang tepat untuk memastikan semua rapat memiliki agenda dan catatan rapat yang baik. Misalnya dengan mengadakan polling singkat di setiap rapat yang Anda selenggarakan untuk mencari tahu pendapat peserta mengenai rapat tersebut.

9. Catat 3 pembelajaran yang Anda peroleh ketika bekerja dari rumah dan praktikkan. Bagi banyak di antara kita, bekerja dari rumah menjadi semacam momen refleksi. Saya selalu menyarankan agar Anda menerimanya sebagai kesempatan untuk mencari tahu ritme alamiah dan cara bekerja paling baik. Seiring kita kembali ke kantor, jangan lupakan itu semua. Masih ingat ketika Anda makin bugar karena menyempatkan untuk berolahraga pagi hari? Ketika Anda tidak fokus bekerja karena duduk sendirian? Ketika Anda merasa capai karena mulai bekerja terlalu pagi? Atau momen ketika Anda mengantar anak ke sekolah setiap hari jika memungkinkan? Luangkanlah waktu sejenak dan catat tiga hal yang Anda pelajari tentang diri Anda sendiri dan/atau ritme produktivitas Anda. Momen dan pembelajaran seperti itulah yang akan menjadi pegangan Anda seiring Anda bertransisi ke jadwal pekerjaan baru. 

10. Namun ingat, semua perlu waktu agar kembali terbiasa. Dua tahun lalu ketika saya mengirim email berisi tips bekerja dari rumah kepada anggota tim saya di Google, sama sekali tidak ada yang menyangka bahwa tips-tips tersebut akan tetap relevan hingga BERTAHUN-TAHUN ke depan. Kini, banyak dari kita yang awalnya menyangka tidak akan produktif di rumah, ternyata bisa melakukannya dengan sangat baik. Sementara yang lain, banyak yang menjadi yakin  kalau mereka MAU bekerja di kantor lagi untuk kembali ke ritme yang lama. Apa pun hasilnya, kita telah bertenggang rasa terhadap para bawahan, manajer, tim, dan rekan kerja, sembari bernavigasi di tengah lingkungan kerja barui. Kali ini, mari kita lakukan lagi karena akan ada banyak dari kita yang bertransisi ke cara kerja hybrid (dan ingat, masih ada banyak dari kita yang tetap suka bekerja dari jarak jauh.)