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Consigli per un rientro in ufficio più produttivo

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Due anni fa, quando in tanti ci siamo ritrovati da un giorno all'altro a lavorare da remoto, ho scritto un blogpost con suggerimenti dedicati al lavoro da casa. Ora che molti di noi stanno facendo ritorno in ufficio o si apprestano a farlo a breve, ci tenevo invece a parlare di alcune strategie che possiamo mettere in atto per mantenere alta la nostra produttività durante questo passaggio a un (ennesimo) nuovo (o forse meglio dire vecchio?) ambiente lavorativo, dove alcuni lavoreranno in ufficio, altri da casa… e altri ancora faranno un mix di entrambe le cose, nelle modalità e proporzioni più disparate.

Ecco i miei 10 migliori consigli per essere produttivi in un ambiente di lavoro ibrido:

1 - Assicurati che gli altri sappiano dove ti trovi. Non c'è nulla di più inefficiente di centinaia di email e inviti (e modifiche di inviti) nel calendario dove ognuno impazzisce per capire chi è dove, quando e in quali giorni. Blocca sul nascere qualsiasi incertezza al riguardo impostando luogo e orario di lavoro in Calendar e inserendo il luogo negli inviti per partecipare a riunioni.

2 - Aggiungi le eventuali altre responsabilità a tuo carico in Google Calendar. Devi compiere dei tragitti da pendolare? Portare i bambini a scuola? Ti devi spostare in un altro complesso di uffici a metà giornata? Aggiungi subito questi impegni in Calendar e valuta la possibilità di impostarli come eventi Fuori sede. In questo modo, gli eventuali programmi pianificati in questi lassi di tempo verranno rifiutati automaticamente.

3 - Ottimizza il tuo calendario per i momenti dedicati alle connessioni e quelli riservati alla concentrazione. Ci sono buone probabilità che tu trovi più semplice concentrarti a casa o sul posto di lavoro. Nel valutare le opzioni di lavoro ibrido a tua disposizione, pensa a dove intendi portare avanti le attività lavorative che richiedono più concentrazione e organizza di conseguenza il tuo calendario. Qualunque sia il luogo prescelto, riduci al minimo le fonti di distrazione (disattiva l'audio delle notifiche, utilizza cuffie con funzione di cancellazione del rumore) e programma un momento di concentrazione nel tuo calendario per far sapere ai tuoi colleghi che sei in una sessione di lavoro intensiva.

4 - Mantieni separati i luoghi di "lavoro e duro lavoro" da quelli in cui puoi finalmente rilassarti. Il nostro cervello, infatti, crea delle associazioni con gli oggetti, i suoni e gli odori dei luoghi in cui svolgiamo regolarmente delle attività nella stessa posizione, rendendo più semplice entrare nella giusta mentalità ogni volta che ci torniamo. Sia a casa che al lavoro, riserva specificamente alcuni luoghi a determinate attività. "Programmo sempre il codice alla scrivania", "Rispondo sempre alle email dei clienti da questa caffetteria nell'edificio in cui lavoro", "Mi siedo sempre in veranda per leggere le ultime notizie del settore". Il tuo cervello assocerà questi luoghi alle singole azioni, permettendoti di passare con più facilità da un'attività all'altra. Allo stesso modo, è anche importante preservare i luoghi dedicati al relax, quelli in cui non lavori MAI. Se c'è un posto in cui non hai mai lavorato, ad esempio la camera da letto, sarà semplice staccare la spina in questo ambiente in quanto il tuo cervello lo associa solo al relax.

5 - Se possibile, raggruppa le riunioni per tipo, contenuti e luogo. Molti vedono il proprio programma come un puzzle: "Nessun problema, fissa pure una riunione dovunque trovi uno spazio di 30 minuti!". Tuttavia, il tuo livello di energia e concentrazione cambia (e viene messo a dura prova) quando continui a saltare da una riunione diversa all'altra, una per fare brainstorming, un'altra per fare il punto della situazione su un progetto e via dicendo. Organizza il più possibile in maniera mirata le tue riunioni. Raggruppa le riunioni dello stesso genere o dedicate ad argomenti simili, a maggior ragione data la nuova varietà di luoghi. Riserva le giornate a temi specifici e riduci al minimo le alternanze di argomenti e tipologie di riunione. Dedica ad esempio il martedì al tuo "Progetto A" e fissa in quel giorno il lavoro e le riunioni specifici per il progetto. Se il mercoledì mattina hai la riunione con il manager, riserva le ore che seguono a fare una sintesi degli aggiornamenti e a filtrare le informazioni da inoltrare al tuo team in base alle necessità.

Due immagini affiancate. La prima, che mostra un calendario con varie riunioni di diverso colore programmate in modo disorganizzato, è corredata dalla dicitura "quello che quasi tutti fanno". La seconda immagine, invece, mostra tutte le riunioni nel calendario organizzate in blocchi di colore diverso con la dicitura "raggruppamento del tempo".

6 - Crea una routine. Per dare una certa uniformità alle tue giornate, prova a individuare 1-3 attività che svolgi ogni giorno, indipendentemente dal luogo in cui lavori. Se ascolti un audiolibro nel tuo tragitto per recarti in ufficio, dalle 08:15 alle 09:00, vari a fare una passeggiata ascoltando il tuo libro nello stesso lasso di tempo. Se a casa fai sempre due passi dopo pranzo, fai la stessa cosa anche sul posto di lavoro. Prendi sempre un caffè al pomeriggio in ufficio? Preparati un bel cappuccino a casa. Questi segnali ti aiutano a mantenere il giusto ritmo e rendere uniforme la "giornata di lavoro" a prescindere da dove ti trovi.

7 - Alla sera, stila un programma per il giorno seguente. Nei primi tempi della pandemia, ho potuto osservare un repentino aumento nell'utilizzo delle risorse di pianificazione. Le persone si erano ormai abituate a "presentarsi" in ufficio ogni mattina e decidere solo al momento come impiegare le ore a disposizione. Il lavoro da casa, invece, ha imposto la necessità di programmare in modo preciso cosa fare e quando. Questa modalità di pianificazione rimane più importante che mai anche ora che ti trovi ad alternare diversi ambienti lavorativi con programmi di vario genere. Stila il tuo programma della giornata *la sera prima* per sfruttare al meglio il giorno successivo. Le tue intenzioni si sedimenteranno nella mente mentre dormi, così il giorno seguente avrai un approccio più risoluto e mirato.

8 - Con l'arrivo di una nuova "stagione" lavorativa, si fa sentire anche l'esigenza di fare ordine. Un po' come in occasione di un nuovo anno o dell'inizio di un nuovo lavoro, un nuovo programma in ufficio è il momento ideale per fare le "pulizie di primavera" nella tua vita professionale. C'è ancora bisogno della riunione periodica che hai creato due anni fa per tenerti in contatto con le persone che ora rivedrai in ufficio? È meglio che il tuo team si incontri di persona in un giorno diverso considerando i vari luoghi in cui ciascuno lavora? Hai bisogno di snellire un po' il tuo programma per riservare più tempo a viaggi e spostamenti?

9 - Prendi nota di tre cose che hai imparato lavorando da casa e fai tesoro di questi insegnamenti. Il periodo trascorso lavorando da casa è stata una continua scoperta per molti di noi. Non dimentichiamo quanto abbiamo appreso ora che facciamo ritorno in ufficio. Magari hai scoperto che rendi meglio dopo un allenamento a metà mattina, oppure che iniziare a lavorare prima delle 09:00 ti sfinisce. Dedica qualche istante a mettere per iscritto tre cose che hai imparato e falle diventare parte integrante del tuo nuovo programma.

10 - Prenditi del tempo per riabituarti alla nuova situazione. Due anni fa, nessuno avrebbe mai pensato che saremmo rimasti a casa così a lungo. In tutto questo tempo, molti di noi sono diventati bravissimi a lavorare da remoto con la massima produttività, mentre altri si sono resi conto di quanto tornare in ufficio fosse importante per loro. A prescindere dalle personali preferenze, ci siamo mostrati comprensivi gli uni con gli altri. Facciamo lo stesso anche ora, in quello che per molti di noi sarà un nuovo periodo di transizione, e continuiamo a mostrare lo stesso atteggiamento nei confronti di chi proseguirà a lavorare da remoto.