彙整遠距工作資源 維持辦公效率
許多企業已改採遠距辦公模式或者準備實施,以便維持企業營運。我們希望能夠協助眾多企業提升員工遠端工作的效率,並且讓團隊協同合作時更為順利,因此我們整理了一系列遠距工作的實用工具與資源與大家分享,歡迎各企業運用這些資源。由於遠距辦公需要經常使用視訊會議,我們日前已開放讓使用 G Suite 和 G Suite 教育版的機構至 9月30日前 可免費使用進階的 Hangouts Meet 視訊會議功能,包含支援更大型的視訊會議、提供直播功能以及錄製會議功能,幫助企業在疫情期間加速數位轉型。
建立遠端工作環境與制度
為了 創造友善又安全的遠距辦公環境 ,我們建議企業IT人員可先將受管理的裝置設定合適的存取政策,讓員工在辦公室以外的地方也能存取相關資料,並提供遠端支援服務及管理裝置,以及易於操作且能保持工作效率的數位工具,像是視訊會議、即時通訊、電子郵件和共用文件等。推動遠距辦公的過程中,企業管理者可從 分析使用趨勢 掌握數位工具使用狀況,並鼓勵分享成功經驗讓更多員工效仿。
除此之外,我們也建議企業建立遠距辦公制度,確保員工工作更順暢並維繫團隊關係。
有效善用數位工具
我們知道遠距工作時最大的挑戰之一就是團隊成員分散各地,無法即時溝通和給予回饋,對於檔案管理與專案管理造成挑戰。企業需要熟悉供團隊協作的數位工具及實務應用,建立一套制度後進行教育訓練,讓遠距辦公能有效推展。
- 事先建立團隊群組,以便保持聯絡。備妥所有團隊成員的電子郵件名單供團隊快速分享資訊,並為不同專案設定不同群組名單,避免遺漏團隊成員信箱;善用聊天室功能將能加速團隊討論。
- 透過建立團隊的共用雲端硬碟,可隨時隨地透過手邊的裝置儲存、搜尋及存取檔案。
- 檢查重要文件的分享權限,方便團隊成員協作。Google 文件的共同編輯功能讓團隊能在線上即時共同編輯文件、試算表、簡報或表單,提高團隊工作效率,使用建議操作和註解功能等輔助說明,更可讓團隊迅速了解調整需求或原因。
- Google 協作平台可讓團隊不需 IT 人員協助也能建立起專屬的內部網站,協作平台可讓團隊公告最新資訊、展示小組作業成果,還能輕鬆存取 G Suite 的所有內容,無論是相關的雲端硬碟資料夾、文件還是共用日曆,都能整合在網站上,讓團隊成員可以快速存取所需資料,確認最新事項。
- 團隊成員分散各地,提前安排會議可透過建立 Google 日曆活動,並將相關附件提供給邀請對象,讓同事保留時間並及早準備會議資料;此外,建立日曆邀請時可同時設定視訊會議連結,並夾帶 Google 文件,會議參與者加入視訊會議後也能線上編輯會議紀錄,確保團隊資訊同步。
提升視訊會議效率
遠端連線會議時,呈現與會人員及簡報的畫面能加強會議溝通的效率,Hangouts Meet 可以將簡報、文件和其他檔案顯示在所有人的主畫面上,確認大家都看到相同內容,而透過錄製會議過程,使用者可將錄下來的影片存放在 Google 雲端硬碟,會後將影片分享給無法參與的人員,讓他們會後也能快速掌握進度。
這些只是我們 G Suite 團隊提出的幾個保持專注和協作品質的方法,更詳細的資訊還可以參閱 G Suite 學習中心提供的遠端工作秘訣相關文章。