8 個 Google Workspace 使用秘訣,助你在新的一年提升工作效率
玉兔迎春,開工大吉!新的一年到來,面對接踵而至的工作事項,你是否已做好萬全準備迎接全新的挑戰呢?尤其有越來越多的企業採行混合辦公模式,運用雲端協作工具確保工作順暢。然而在轉變工作型態的過程、以及在多種工作情境、環境及工具間來回切換並不容易。
為了告別充滿挑戰的 2022 年並開展新的一年,我們分享以下八個 Google Workspace 使用秘訣,協助你在 2023 年展望新目標的同時,能進一步善用多項功能養成好習慣,有效管理時間並提高生產力,讓工作效率維持一整年!
.1. 改變時間運用方式
開工之後各項會議與工作事項接踵而來,讓你行程滿檔、日曆看起來相當壅擠嗎?透過 Google 日曆的「顏色標籤」功能,可以更瞭解自己的時間運用情況。只要選擇活動的顏色標籤並為其命名,日曆就會提供「時間深入分析」,讓你瞭解自己在這個活動上(例如策略會議或員工會議)所花費的時間,這樣你就能更平衡地分配時間,兼顧各項活動,順利達成目標。
4. 清楚查看工作
展開新一年的工作,繁雜的待辦事項總是數不清,啟用日曆中的「Tasks」功能,即可隨時檢視並追蹤待辦事項。你也可以追蹤「逾期工作」,並在日曆中直接自訂活動重複的規則,進而確保你能按規劃如期完成每日工作,確保自己跟上最新進度。
5. 篩選電子郵件,專心處理重要事務
休完長假回到工作岡位上,或是每天一早看到上百封未讀取的電子郵件,是否會讓你感到焦慮?只要在 Gmail 中建立規則,將寄達收件匣的電子郵件重新導向,就能管理雜亂的收件匣。舉例來說,若你經常收到大量的電子報,可以設定規則篩選「包含字詞:取消訂閱」的電子郵件。如此一來,這類郵件就不會讓你分心,且之後還是可以進行搜尋。
你也可以建立篩選規則,將主管寄來的電子郵件加上星號,提醒自己每天早上優先處理這些訊息。
7. 掌握錯過的會議內容
工作彈性的重點之一是你能自訂時間,選擇何時查看錯過的會議或文件。如果因旅行或所在時區不同等原因而無法參加會議時,現在已能透過 Google Meet 觀看錄製的會議內容。
你也可以使用會議自動語音轉錄功能,將 Meet 通話轉錄成完整的轉錄稿,並儲存成文件,無須觀看整部影片也能掌握會議要點。
新的一年,希望這些秘訣能助你一臂之力,節省時間並提高工作效率。